Arsip yang disimpan dalam jangka panjang berpotensi mengalami kerusakan jika tidak dikelola secara tepat. Inilah salah satu alasan mengapa banyak perusahaan mempercayakan pengelolaan arsipnya pada jasa penyimpanan arsip yang sudah pasti akan mengelolanya secara profesional. Namun, jika saat ini Anda masih merasa bahwa arsip perusahaan masih belum terlalu rumit dan banyak sehingga bisa dikelola sendiri, maka Anda harus tahu bagaimana cara penyimpanannya yang tepat.
Ya, arsip yang terbuat dari kertas memang sangat rentan mengalami kerusakan akibat banyak hal, dan berikut ini adalah beberapa penyebab kerusakan arsip yang wajib diwaspadai:
- Cairan
Namanya juga kertas, jika sampai terkena cairan apapun sudah pasti akan berisiko mengalami kerusakan. Itulah mengapa, Anda harus memastikan bahwa tempat menyimpan arsip ini jauh dari risiko ketumpahan cairan. Tidak hanya itu, Anda juga harus ketat mengawasi karyawan dalam menempatkan arsip saat digunakan. Pastikan mereka tidak meletakkannya secara sembarangan hingga berisiko terkena air dan mereka wajib mengembalikan arsip ke tempatnya setelah selesai menggunakan.
- Suhu
Suhu udara yang terlalu lembap bisa berpotensi memunculkan jamur pada permukaan kertas. Selain itu, suhu yang terlalu tinggi juga bisa membuat kertas menjadi kering dan mudah sobek. Terlebih jika terdapat jilid dari lem, maka jilid tersebut dapat lepas jika arsip terkena suhu tinggi. Inilah mengapa arsip tidak boleh langsung terkena sinar matahari. Melansir dari situs jdih.sukoharjokab.go.id, kelembapan normal untuk bahan pustaka adalah 40-60% dengan suhu 20-24 derajat celcius.
- Bencana
Bencana alam seperti gempa, banjir, dan sebagainya maupun bencana lain seperti kebakaran jelas berpotensi merusak arsip. Sayangnya, untuk masalah ini agak sulit untuk mencegahnya. Namun Anda bisa mengantisipasi beberapa kerusakan akibat bencana, seperti bencana banjir. Anda bisa menyimpan arsip di ruangan yang cukup tinggi sehingga arsip tidak akan terdampak banjir.
- Human Error
Human error, tidak bisa dipungkiri bahwa banyak sekali kasus kerusakan arsip akibat hal ini. Dari mulai tanpa sengaja menyobek arsip, menumpahkan cairan, mengotorinya, dan sebagainya. Untuk penyebab ini, sudah jelas cara penyelesaiannya adalah dengan lebih berhati-hati saat menggunakan dokumen.
Kertas adalah sesuatu yang rentan mengalami kerusakan. Itulah sebabnya, Anda harus sangat berhati-hati dalam penyimpanannya. Jika Anda merasa kesulitan, maka menggunakan jasa penyimpanan arsip adalah pilihan yang tepat.
