Pengarsipan ialah satu proses operasional rutin perusahaan; terlepas dari sektor industri dan skala organisasinya. Sistem penataan dokumen dan penyimpanannya bisa dilakukan secara mandiri di gedung kantor atau memanfaatkan fasilitas penyimpanan dokumen arsip di lokasi mereka. Adapun macam-macam dokumen perusahaan yang wajib untuk diarsipkan adalah sebagai berikut:
- Surat Izin Usaha. Jenis dokumen pertama yang harus diarsipkan adalah surat izin usaha. Di Indonesia, surat ini dikenal dengan istilah SIUP atau Surat Izin Usaha Perdagangan. Dokumen ini berisi data seputar perusahaan dan pemiliknya – mulai dari nama perusahaan, nomor induk berusaha (NIB), alamat perusahaan, serta data diri pemiliknya – yang ditanda tangan asli dan distempel cap kepala dinas atau pihak berwenang.
- Anggaran rumah tangga. Dikutip dari com, anggaran rumah tangga (atau ART) adalah peraturan pelaksanaan anggaran dasar (atau AD) bagi perusahaan, perkumpulan, dan sebagainya. Sederhananya, ART merupakan pedoman menjalankan pengurusan atau operasional perusahaan. Untuk itu, dokumen yang menghimpun aturan manajemen, tangung jawab, sampai struktur kepemilikan organisasi ini harus diarsipkan juga.
- Perjanjian kemitraan dan/atau vendor. Jenis atau macam dokumen selanjutnya yang harus diarsipkan adalah perjanjian kemitraan dan/atau perjanjian vendor. Sebab, masing-masing dokumen ini berisi tentang pembagian persentase kepemilikan perusahaan (termasuk pembagian untung rugi) serta syarat dan ketentuan relasi antara perusahaan dan vendor.
- Dokumen faktur berisi tentang data penagihan, penjualan, dan segala macam yang berhubungan dengan transaksi dalam perusahaan. Sehingga, menyimpan faktur (juga kuitansi) menjadi sebuah kewajiban – setidaknya selama 120 hari atau selama waktu yang dapat disengketakan pembeli atas sebuah transaksi.
- Perjanjian kerja. Di luar perjanjian antara perusahaan dan konsumen atau pihak luar, perusahaan juga wajib menyimpan atau mengarsipkan perjanjian kerja antara perusahaan dan karyawan selama pekerja tersebut menjadi karyawan. Sebab, dokumen ini berisi tentang persyaratan kerja, posisi pekerja, deskripsi pekerjaan, rincian kompensasi dan remunerasi, kondisi kerja, dan lain sebagainya. Dengan begitu, perusahaan dapat memiliki kelengkapan data andaikan pekerja itu melakukan sengketa atau tuntutan suatu hari nanti.
Itulah dia beberapa macam dokumen perusahaan yang sepatutnya diarsipkan. Di luar beberapa dokumen di atas, perusahaan juga perlu mengarsipkan kebijakan privasi (antara perusahaan dan konsumen atau pengunjung acara perusahaan), perjanjian kontrak proyek, serta perjanjian kerahasiaan.
